Qu’est-ce que la facilitation? Guide pratique du processus de groupe
Les groupes sont souvent appelés à prendre des décisions, à examiner des préoccupations ou à composer avec des divergences. Pourtant, réunir des personnes ne suffit pas toujours à créer une conversation constructive.
Les participants peuvent avoir des attentes, des expériences et des degrés d’influence différents. Certaines personnes s’expriment facilement, tandis que d’autres hésitent à participer. Lorsque les relations sont tendues ou que le résultat revêt une grande importance, la manière de structurer la conversation devient particulièrement importante.
La facilitation offre un processus structuré permettant à un groupe d’explorer une question, d’entendre différents points de vue et de déterminer comment aller de l’avant.
Qu’est-ce que la facilitation?
L’Institut canadien pour la résolution des conflits décrit la facilitation comme l’art de créer un processus structuré permettant à un groupe d’explorer la sagesse individuelle et collective, d’exprimer ses besoins et de progresser sur une question ou un sujet.
La personne facilitatrice agit comme guide neutre du processus. Elle ne fournit pas la bonne réponse et ne prend pas de décisions à la place du groupe. Elle contribue plutôt à créer les conditions permettant aux participants de communiquer, d’examiner les enjeux et de conserver la responsabilité de la suite.
La facilitation peut soutenir :
Le dialogue et la compréhension mutuelle
La consultation des parties prenantes
La résolution collaborative de problèmes
La planification et l’établissement de priorités
La recherche de consensus
La prise de décisions en groupe
Les conversations marquées par des tensions ou des conflits
La facilitation constitue une possibilité parmi différentes approches de résolution de conflits. Le processus approprié dépend du groupe, de son mandat et de la nature de la situation.
Quel est le rôle d’une personne facilitatrice?
La personne facilitatrice aide un groupe à améliorer sa façon de communiquer et de travailler vers ses objectifs.
Son rôle peut comprendre les responsabilités suivantes :
Clarifier le but et la portée du processus
Déterminer qui devrait participer
Aider le groupe à établir des lignes directrices
Concevoir un processus approprié
Poser des questions favorisant l’exploration
Encourager une participation significative
Résumer ce qui a été exprimé
Reconnaître les différences et les points d’accord
Veiller au temps, aux tâches et à la dynamique du groupe
Aider le groupe à déterminer les prochaines étapes
La personne facilitatrice soutient le processus, mais les participants demeurent responsables du contenu et du résultat.
Clarifier le mandat et l’influence des participants
Avant de commencer, la personne facilitatrice doit disposer d’un mandat clair.
Ce mandat devrait préciser :
Pourquoi le processus a lieu
Ce que le groupe doit accomplir
Qui a demandé ou autorisé le processus
Qui détient le pouvoir décisionnel
Comment les contributions des participants seront utilisées
Ce qui se situe à l’intérieur et à l’extérieur de la discussion
Ce que les participants attendent de la personne facilitatrice
L’approche de Tierce Partie Neutre de l’ICRC souligne l’importance de clarifier le mandat et d’obtenir la permission des participants avant d’entreprendre un processus. Elle exige également de présenter honnêtement le degré d’influence que les participants exercent réellement.
Une consultation ne devrait pas être présentée comme une prise de décision collaborative si la décision finale a déjà été prise. Des attentes claires permettent aux participants de faire des choix éclairés quant à leur implication et contribuent à renforcer la confiance envers le processus.
Guider le processus sans contrôler le résultat
Les principes de la Tierce Partie Neutre de l’ICRC établissent une distinction entre guider le processus et contrôler son contenu ou son résultat.
La personne facilitatrice contribue à établir la structure, à maintenir la conversation sur la bonne voie et à aider les participants à explorer différents points de vue. Le groupe conserve la responsabilité des sujets abordés et de la suite du processus.
La personne facilitatrice peut :
Refléter ce que les participants ont exprimé
Demander des précisions
Résumer différents points de vue
Faire ressortir les thèmes récurrents
Attirer l’attention sur les points d’accord
Aider le groupe à examiner ses suppositions
Inviter les participants à envisager d’autres possibilités
Elle ne fournit pas la réponse et n’oriente pas le groupe vers une décision privilégiée.
Cette discipline est notamment développée dans le cadre de la formation de Tierce Partie Neutre de l’ICRC : soutenir un processus constructif tout en respectant l’influence des participants sur son résultat.
Créer des conditions favorables à une participation significative
Le lieu, le temps disponible et la structure d’une conversation peuvent influencer qui participe et de quelle façon.
La personne facilitatrice tient notamment compte des éléments suivants :
Le caractère approprié et accessible du lieu
L’information dont disposent les participants
La place occupée par les différentes voix
Le temps nécessaire à la discussion
Les pratiques ou attentes culturelles à respecter
Les conditions pouvant favoriser une participation significative
La présence de la personne facilitatrice compte également. Le calme, l’écoute attentive et un traitement cohérent des participants peuvent contribuer à établir la confiance.
Les principes TPN de l’ICRC insistent sur la dignité et le respect ainsi que sur l’importance de l’espace, du lieu et de la présence. Créer un environnement respectueux ne signifie pas éliminer les désaccords. Il s’agit de permettre l’expression des différences sans compromettre la dignité des participants.
Favoriser le dialogue plutôt que le débat
Dans un débat, les participants cherchent souvent à défendre leur position et à relever les faiblesses des arguments opposés. Le dialogue les invite plutôt à partager leurs points de vue, à examiner leurs suppositions et à écouter pour comprendre.
Le dialogue n’exige pas l’accord. Il aide les participants à développer une compréhension plus complète de la question avant de décider de la suite.
Une personne facilitatrice peut soutenir le dialogue en :
Posant des questions ouvertes et précises
Invitant les participants à expliquer ce qui compte pour eux
Encourageant l’écoute avant la réponse
Distinguant les observations des suppositions
Explorant les intérêts et les besoins derrière les positions
Laissant émerger des possibilités avant de chercher à conclure
Cette façon de faire reflète une autre discipline TPN importante : suspendre son jugement et demeurer curieux. Plutôt que de décider ce que les participants veulent dire ou d’attribuer une intention à leur comportement, la personne facilitatrice pose des questions et écoute.
Travailler avec le conflit et les comportements difficiles
Une personne facilitatrice peut faire face à des interruptions, à un retrait, à de l’hostilité ou à une opposition répétée. L’approche de l’ICRC invite à ne pas qualifier une personne de « participante difficile ». L’attention devrait plutôt porter sur le comportement et sur ce qui pourrait y contribuer.
La personne facilitatrice peut notamment :
Demeurer consciente de ses propres réactions
Rappeler les lignes directrices convenues par le groupe
Reconnaître les contributions des participants
Poser des questions plutôt que d’attribuer des intentions
Trouver des façons significatives de favoriser la participation
Proposer une pause au besoin
Demander ce qui pourrait soutenir une participation constructive
La facilitation comporte des limites. Si le processus ne peut plus se poursuivre de façon sécuritaire, équitable ou conforme au mandat, il peut être nécessaire de le suspendre ou d’y mettre fin. Certaines situations peuvent exiger une médiation, une enquête, un processus formel en milieu de travail ou une autre intervention.
Quand la facilitation est-elle utile?
La facilitation peut être appropriée lorsque :
Plusieurs personnes doivent examiner une question ensemble
Différents points de vue devraient éclairer une décision
Un groupe a besoin d’un processus équitable et structuré
La participation est devenue inégale ou improductive
Des relations ou des intérêts divergents influencent la discussion
Une équipe ou une communauté souhaite développer une compréhension commune
Les participants ont besoin de soutien pour déterminer leur propre façon d’avancer
La facilitation et la médiation sont des processus apparentés, mais distincts. La facilitation aide généralement un groupe à travailler sur une question ou un processus, tandis que la médiation soutient plus précisément des personnes qui cherchent à aborder un conflit entre elles.
Consultez Médiation vs Facilitation : définitions, différences et utilisations pour comparer leurs objectifs, leurs participants et leurs résultats possibles.
Le choix du processus dépend du mandat, des personnes concernées et de ce que l’intervention doit permettre d’accomplir.
Développer ses compétences en facilitation
Une facilitation efficace exige plus que la gestion d’un ordre du jour. Elle demande de la préparation, de la conscience de soi, une écoute attentive, des compétences en conception de processus et la capacité de travailler avec la dynamique d’un groupe sans prendre le contrôle du résultat.
L’Institut canadien pour la résolution des conflits développe ces capacités au moyen de formations expérientielles fondées sur son approche de Résolution communautaire des conflits.
Le certificat de Tierce Partie Neutre commence par le TPN1, qui établit l’approche et les compétences fondamentales nécessaires avant de poursuivre vers les formations avancées en facilitation et en médiation.
Les organisations peuvent également demander une formation sur mesure en résolution de conflits adaptée à leurs équipes, à leurs objectifs et aux réalités de leur milieu de travail.
